Estás en una de esas empresas donde ¿se piden las cosas a gritos? ¿de una planta a otra se llaman a voces en vez de usar las extensiones de los tlf? ¿hay ruido, voces, todo el mundo hablando y sin embargo no hay comunicación? pues sigue leyendo. Como sobrevivir en un caos de oficina y no morir en el intento, o convertirte en el amargado de la empresa.
Lo más importante sería que tu jefe/a o supervisor estuviera pendiente de este ambiente y lo controlase o un coach, personal de RRHH que propusieran planes de trabajo en equipo, comunicación, etc... Si no existe la figura del coach dentro de tu empresa lo podrían contratar a una empresa externa para ir mejorando estas cuestiones. Pero si no hay nada de todo esto no te queda otra que actuar a nivel individual...
A veces en tu oficina hay tanto ruido, tanto ajetreo, tantas interrupciones que sientes que no te concentras. Tienes que tener en cuenta que cuando "desvías" la atención no solo pierdes esos segundos que miras a otro lado, sino que pierdes el tiempo que tardas en volver a concentrarte en lo que estabas haciendo provocando fugas de ideas, descentración... en resumen baja #productividad.
Tipos de Interrupciones que pueden aparecer:
Me voy a centrar en una oficina que es donde yo trabajo más horas, cada uno tiene que analizar su propio trabajo.
Teléfono Fijo: que gran enemigo es a veces ¿eh?. Estás haciendo tareas y no te paran de llamar.
Teléfono móvil: llamadas personales, whatsapp, mensajes, notificaciones de las redes sociales...
Un compañero de trabajo que necesita que le ayudes, o que viene a contarte su vida...
¡El Jefe! que siempre que necesita algo para ¡ya! y debes dejar corriendo todo lo que tienes que hacer para atenderle.
Notificaciones en el ordenador: emails entrantes, mensajes de redes sociales, notificaciones de páginas web o periódicos digitales... Todas estas notificaciones están diseñadas para que les hagas caso en el momento puesto que aparecen a la derecha abajo de la pantalla y con un titular atrayente, o una persona o cliente importante o que estabas esperando...
¿Qué puedes hacer?
Prevenir, Responder o Ignorar.
#Prevenir: es intentar frenar las interrupciones antes de que lleguen y #responder es atenderlas de alguna forma que veremos más adelante, #ignorar a veces es la mejor opción porque muchas interrupciones no aportan nada interesante a tu vida. Vamos a ver estas opciones más detenidamente:
Lo ideal sin duda es controlar las Interrupciones antes de que se produzcan. Prevenir es la mejor opción.
Prevenir las Interrupciones
1. Despacho privado "real o simulado": Lo Ideal sería que tuvieses un despacho privado ¿verdad? pero eso es un lujo que pocas personas tienen por lo tanto lo mejor es que crees uno simulado. Haz algo que te aísle de los demás de alguna forma. Hay personas que se aíslan simplemente colocándose unos auriculares cuando están concentrados en algo, con música o sin música. Es una forma de aislarte y de avisar a los demás de que necesitas concentración.
2. Pon en silencio el móvil: el 90% de las llamas que recibes durante la jornada no son urgentes y podrían esperar por lo que si estás haciendo algo que requiere tu concentración pon el móvil en silencio, ya las atenderás cuando hayas acabado.
3. Establece un horario con tus familiares y amigos. Por ejemplo mi familia sabe cuándo tengo más trabajo, cuando estoy libre, en qué épocas estoy mas o menos ocupada y no me llaman en el primer horario a no ser que sea muy urgente. O me dejan un mensaje para que les llame cuando pueda (porque como tengo el móvil en silencio saben que no me va a despistan.
4. Desconecta alarmas, notificaciones o avisos automáticos por ejemplo en el Outlook que aparecen en la pantalla en primer plano y desvían tu atención. ¿De verdad es necesario que estés suscrito/a a todas las páginas de noticias? Has limpieza de todas las notificaciones y desactivalas. No hace falta que estés informado/a de todo en todo momento. Si es algo importante te vas a enterar y si no puede esperar a que termines lo que estés haciendo y lo busques. Si no sabes desactivar las notificaciones seguro que tienes un informático en el trabajo que te puede ayudar o algún compañero/a.
5. No contestes al tlf (no todo el rato, solo cuando no puedas desconcentrarte), siempre viene bien pedir ayuda a un compañero que lo coja por ti y diga lo típico de "está reunido/a" ¿Quién no lo ha hecho?
6. Informa a tus compañeros y pide que no te molesten. Informa de lo que vas a hacer y que necesitas que no te molesten. Salvo que tengas algún compañero muy maleducado la mayoría respetará tu petición.
7. Pide que te manden un email con lo que te tengan que pedir: hay algunos compañeros que para pedirte una cosa te llaman y te cuentan un rollo enorme de algo que ahora mismo no puedes atender ni quieres, aprende a cortar. Por ejemplo puedes decir: "perdona, ahora mismo estoy haciendo una cosa muy urgente y no puedo mirarlo ¿me lo puedes mandar por email y en cuanto tenga un momentito lo miro y te contesto?". Cuando lo puedas leer ya podrás hablar con él / ella y que te cuente.
Responder a las Interrupciones.
Lamentablemente es imposible que evites todas las interrupciones y hay algunas que no te quedará más remedio que atenderlas pero ¿cómo las puedes atender?
1. Atenderlas "ahora mismo": cuando es una urgencia no te queda más remedio que dejarlo todo a un lado y ocuparte de ello.
2. Lo apuntas en tu lista de tareas pendientes: Yo uso siempre (y me viene muy bien) una libreta donde me voy a puntando todas las tareas que tengo y que van apareciendo y voy tachando las que voy haciendo (con la técnica del Semáforo que vimos en el artículo de Gestión de tiempo) De esta forma no se te olvida nada y puedes ocuparte de una en una. También puedes usar un semanario, en el que vayas apuntando las tareas y las citas. Puedes encontrar semanarios muy chulos, aquí te dejo algunos modelos:
3. Ordenar las tareas por orden de urgencia. Tienes que establecer prioridades (urgente, importante o puede esperar) Usa un sistema de Nº por ejemplo (1 Urgente, 2 medio, 3 poco) o lo que te venga mejor... yo cuando algo es muy urgente lo escribo en mayúsculas, o de nuevo uso la técnica del semáforo.
4. Delegar: Si tu no puedes o no quieres atenderlo ¿puede hacerlo alguien por ti? seguro que siempre estás haciendo tareas "incordio" que te quitan tiempo de tu trabajo principal y podría estar haciéndolas otra persona. Piensa en ellas e intenta que no de distraigan de tu "core business"
Ignorar las Interrupciones.
No atenderlas. Tienes que aprender a decir que no, "no puedo hacerlo", "no tengo tiempo", "no es mi trabajo"... tampoco te estoy diciendo que no hay que llevar el No por bandera puesto que también hay que ser un buen compañero pero tampoco te tienes que ocupar de todo.
Piensa si realmente es necesario hacer la tarea o si la tienes que hacer tu o puede hacerla otra persona.
Por último también tienes que mirarte a ti mismo ¿que te crees que te ibas a salvar? ¿Te has dado cuenta si tú mismo/a eres un incordio?
Como no ser tú el/ la que interrumpe el trabajo de los demás.
Aprende a Observar: si ves que un compañero no levanta la vista del ordenador, no habla, está como nervioso... probablemente será porque está muy ocupado. No le molestes y/u ofrece tu ayuda.
Ve al Grano: no des un discurso de 10 min o te vayas por las ramas cuando puedes resumirlo en una frase, a la gente no le gusta perder el tiempo y si haces eso vas a provocar que te dejen de escuchar y te rehuyan. Hay una técnica que se llama La Pirámide Invertida que es genial y es tan simple como: di lo más importante lo primero. No seas peliculero/a y hagas introducción, nudo y desenlace.. esto está bien para las charlas distendidas de cafetería pero no para la oficina.
Pide, No exijas, Da las Gracias. Los "Por favor" y los "Gracias" mejoran el ambiente de trabajo y abren muchas puertas, prueba ya veras.
Se autosuficiente no preguntes constantemente lo mismo ni pidas ayuda antes de haberlo intentado por tu cuenta. Los demás están para hacer su trabajo No el Tuyo.
Deja las charlas personales para los momentos oportunos. A lo largo de la jornada laboral hay tiempo para trabajar y tiempo para conversar con los compañeros de temas personales pero hay días que ese tiempo de charla distendida no se puede llevar a cabo porque el volumen de trabajo es muy grande. Aunque tengas algo que contar podrá esperar al día siguiente o a la tarde o al momento del café.
No alces la Voz: a nadie le gusta que le griten, nadie quiere escuchar tus gritos al tlf o a otras personas. Los gritos ponen nerviosa a la gente, los ponen de mal humor... no encrespes a tus compañeros.
Espero que con estas pautas seas capaz de comenzar a mejorar las cosas en tu empresa y hacer las jornadas más #productivas.
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